London Life Insurance DOC1®を活用し、リアルタイムで預金残高証明書をインターネットで提供
背景
事例
100年以上の歴史があるLondon LifeはThe Great-West Life Assurance Companyの子会社であり、カナダにおいて生命保険業を専門とする最大手の保険会社です。London Lifeが提供するRetirement Services分野には27種類以上の投資信託が含まれ、時価総額は150億ドル以上にのぼります。London Lifeはカナダをはじめ世界中で新しい市場や分野を開拓し、優れた評判を得ています。
London Lifeは、ビジネスの拡大に対応する新しいドキュメント作成ソリューションを求めていました。London Life、Retirement ServicesのProject ManagerのJill Butler氏が率いるプロジェクトチームは、同社のニーズを満たすソリューションとしてグループワンソフトウェアのDOC1のドキュメント作成ツールを選定しました。
「当社の目標は、ひとつの顧客向け預金残高証明書アプリケーションを構築し、ドキュメントをMetacode（Xerox）形式とPCL（HP）形式で印刷できるようにし、インターネットを介してAdobeのPDF形式でアクセスできるようにすることでした。DOC1は3つの独自機能を備えています。特にフェーズ3では、預金残高証明書を“リアルタイム”に提供し、顧客がインターネット上で閲覧、印刷可能になり、優位性を強化することができました」とButler氏は述べています。
フェーズ1：預金残高証明書を作成する新システムへの移行
London LifeはPrudentialを買収したことでRS/6000ベースのクライアント／サーバ、団体年金管理システム（GPAS：Group Pension Administration System）を取得しました。その前は、London Lifeの預金残高証明書のデータはメインフレームに保存されており、ユーザはMS Word形式でPCにダウンロードしていました。London Lifeは退職後の貯蓄計画（RSP：Retirement Savings Plan）の預金残高証明書を半期に一度顧客に発送しており、フェーズ1の目的は、次回の発送期限に間に合うようにRSPデータをGPASシステムに移行することでした。
新しい預金残高証明書はMS Word形式の預金残高証明書原本を正確に写したものにして、これまでのMS Word形式に慣れ親しんだ顧客がとまどうことのないようにしたいとLondon Lifeは考えました。フェーズ1はDOC1の使いやすいPCベースのグラフィカルユーザインタフェース（GUI：graphical user interface）とワープロファイルのインポート機能を用いて迅速に進められました。DOC1のGUIとインポート機能により、テキストを再入力する必要はありませんでした。またDOC1はボールド体、イタリック体、行端そろえなどの活字体の属性を保護します。この柔軟性と使いやすさにより、次回の預金残高証明書発送期限日に間に合うようにフェーズ1を完了することができました。
フェーズ2：プロセスの自動化
DOC1はNT開発およびUNIX作成プラットフォームに対応しているため、退職後の貯蓄の預金残高証明書すべてをRS/6000ベースのGPASに移行するというLondon Lifeの長期戦略に適していました。London LifeはRS/600サーバでフォームのオーバーレイを保存、管理する必要がないように、預金残高証明書そのものではなくドキュメント作成ルールを電子的に保存することにしました。DOC1で作成した“最適なサイズの”ドキュメントとクライアント／サーバ環境により、Retirement Servicesグループはアプリケーションをアップデートする必要がなくなり、メインフレームベースの預金残高証明書への依存を軽減することができました。
「DOC1により、われわれが求めていた洗練された預金残高証明書の原本写しを動的に作成することができました。必要だったのはDOC1とRS/6000サーバに保存された顧客の履歴データだけでした。DOC1を活用することで、ドキュメントを柔軟に変えられるようになりました」
– Jill Butler氏、Project Manager、Retirement Services, London Life Insurance
雇用者／従業員向けの明細書の多くは、カナダのオンタリオ州、ミシサーガ近くのISM Document Management Servicesにアウトソーシングされており、Xerox 4135プリンタでLondon Life社用箋のカットシートに両面印刷されています。各DOC1の印刷ファイルは、256Kチャネル拡張接続を介してISMのメインフレームのプリントスプールに保存されます。メインフレームはプリントスプールに毎日夜間にクエリを実行し、顧客向けの文書や郵送物の印刷を行います。フェーズ2でISMへの転送と郵便物処理加工の自動化をし、光学式マーク（OMR）を含む明細書の作成を実現しました。このフェーズ2は予定どおりに完了し、ISMはフェーズ2を実行後数ヶ月でLondon Lifeの明細書の印刷、発送を開始しました。
PULL VS. PUSH（顧客による情報の引き出しとLondon Lifeによる情報の押し出し）
DOC1はオープンアーキテクチャであるため、London Lifeは欲しい時に欲しい場所でドキュメントを柔軟に作成できるようになりました。DOC1はPCLアウトプットを各部門のプリンタですぐに印刷可能にし、Metacodeのバッチ印刷に対応するほか、PDFを電子化しインターネット上でリアルタイムに表示することができます。DOC1を導入したことで、顧客が必要な時に預金残高証明書の情報を“引き出す（Pull）”という新しいパラダイムを生みました。London Lifeは、この情報の補完資料として6ヶ月間のデータをまとめた半期に一度の預金残高証明書を顧客に“提供（Push）”しています。「この業界はインターネットの利用を非常に重視しています。また顧客が財務上の意思決定を下すために必要なのは、何ヶ月も保存されていた古い情報ではなく“リアルタイム”の情報なのです。DOC1を有効活用することで、当社の顧客は投信の一覧をPDF形式で適切なタイミングで閲覧し、それぞれのプリンタでその場で印刷可能になりました。これはわれわれが知る限り当社独自のサービスです」とButler氏は説明しています。
フェーズ3：預金残高証明書をインターネット上で提供
London Lifeはホームページ上で最新の投信パフォーマンス情報を印刷／閲覧できる新しいオプションを追加し、顧客が投信の価値や短期投資の一般的な情報を得られるようにしました。顧客は付加ページを閲覧し、見たい投資期間を選択して情報を表示できます。ユーザがPDF Readerを持っていない場合は、Adobe Acrobatサイトへのリンクを表示し、PDF Readerをダウンロードすることができます。London Lifeのホームページのインタフェース上で顧客の要件に応じて情報が作成されると、約1分で作成した情報にアクセスできますとのメッセージが表示されます。この1分間でシステムは要件をWebサーバに送信します。次にGPASシステムが情報を収集し演算を完了します。DOC1がドキュメントを作成後、ドキュメントはWebサーバに送り返され、顧客が閲覧、印刷できるようになります。この投信データには、郵送版の預金残高証明書に記載された法規制情報とほぼ同一の情報が併記されています。
London Life、大幅なコスト削減を実現し競争力を得る
London Lifeでは、プロジェクトがすべて完了すると1998年末から年間100万ドルを削減できると予測しています。新しい自動預金残高証明書システムは従業員ひとりで管理可能であり、27人もの人員を使って稼動していたメインフレームベースのシステム使用時に比べて大幅な人員コスト削減を見込んでいます。このほか郵送コストやメインフレームにかかっていたコストも大幅に削減されます。
「3つのフェーズで段階的に進めてきたDOC1プロジェクト全体の効果として大規模なコスト削減ができると予測しています。さらに重要なことは、現在当社だけが提供しているインターネット上で閲覧、印刷可能なサービスにより、更なるビジネス拡大を見込んでいることです」とButler氏は述べています。